拼多多小区团购商家履约流程指导

为了保证商家的小区团购订单能及时的完成履约,避免因自身流程问题或者对平台操作不熟悉导致被逾期处罚,特整理本推荐履约流程,包含商家截单、导单、排线、拣货、打单、派送等流程。

一、截单

定义:商家圈定下一批要配送的团单。因为商家一般会按照成交时间区间来做筛选,会设一个成交的截止时间,所以我们称之为截单。

为保证可以及时将当日的订单准时派送,根据商家的运力能力,我们对截单时间有如下推荐:

1)每日一次排线派送

大多数商家可能会选择每日晚上截单一次,对于这种情况的商家,我们推荐每日的 23 点进行截单,截取前一日 23 点至当日 23 点成交的团单,当日晚上排线,第二天早上开始进行配送

2)单日多次排线派送

运力灵活的商家,我们推荐可以分 2 次截单

① 第一次在每日的 14 点进行截单,截取前一日 22 点至当日 14 点成交的团单,这部分团单在当日下午排线,当天下午及晚上进行配送

② 第二次在每日的 22 点进行截单,截取当日 14 点至当日 22 点成交的团单,这部分团单在当日晚上排线,第二天上午进行派送

二、导单

确定截单的时间点后,我们需要在截单时,对团单进行导出,以便后续用于排线和拣货。

可以通过商家管理后台 -> 官方打单工具,对团单列表进行导出,页面地址:https://mms.pinduoduo.com/print/community-group-unsigned


如上图所示,我们以一天一截单的商家为例,把时间区间选为前一日 22 点到当日 22 点,点击查询,可以获取到这一时间区间内成交的团单。点击右侧的下载,便可以把查询到的团单列表导出,导出的列表示例如下:

注:为保护隐私,图中手机号码已打码,实际导出结果中,可以看到消费者的隐私号码,商家可以通过隐私号联系消费者。

团单列表中包含的信息及相应含义如下:

  • 团 ID(该团单的唯一编号,后续步骤都需要用到)

  • 店铺名称(对多店铺商家,可以分辨是哪个店铺的团单)

  • 门店(对连锁门店类型商家展示具体的下单门店)

  • 收件人(随机的一个下单人,便于商家联系)

  • 手机(下单人的隐私号码,便于商家联系)

  • 街道

  • 小区

  • 详细地址

  • 商品(商品的名称,便于商家分拣时使用)

  • 商品数量(商品的数量,便于商家分拣时使用)

  • 成交时间

  • 小标签(该团单每单标签是否打印过)

  • 发货单(该团单发货单是否打印过)

导出团单列表之后,就确认了这一次所需要配送的范围,接下来需要依赖团单列表来进行排线、拣货及打单。

三、排线

商家排线可能会有两种情况:自有司机或者三方运力

1、三方运力

导出团单列表后,对于找第三方车队或者运力公司来进行派送的商家,可以直接把团单列表发过去,让三方来进行排线处理,完成排线后,务必要让三方给到线路单中需要包含团单 ID 与司机手机号。

2、自有司机

对于自有司机的商家,导出团单列表后,每个团单的信息中都包含有区、街道、小区的信息,可以以此来聚合临近地址的团,将相近地址的团分配给同一个司机,以提高司机的配送效率。自有司机排线完成后,也需要制作一个团单 ID 与司机手机号的对应表格

上述 1、2 中均提到最后要给到一个团单 ID 与司机手机号的对应表格,可以按照配送司机所负责配送的团单做聚合,格式可以参考如下:

注:* 号只是示例,实际要填写配送员的真实手机号

四、打单

排线、拣货完成后,接下来就需要进行打单。

打单包括发货单和包裹小标签。其中发货单给到司机,用于司机了解每个团单中包含的商品及对应的份数;小标签则需要确保贴在每一份商品上。

推荐商家通过官方打单工具进行打单,页面地址:https://mms.pinduoduo.com/print/community-group-unsigned,以下以官方打单工具作为打单案例,如商家有自己的打单工具,类比操作就可以。

1、按司机负责的团单维度进行打单

打单时建议按照排线中分配的司机维度分开打单,方便整理交付给对应司机。

按照排线中给出的表格示例,我们可以先对 A 司机配送的团单进行打单,如下图,选中 A 司机配送的团单列表进行复制:


然后到官方打单工具中,将复制内容右键粘贴到团 ID 的筛选项里,如下图:



粘贴完后,点击查询按钮,就可以批量搜索出这个司机所负责派送的所有团单,如下图所示:

我们对筛选出来的团单进行全选,然后分别打印小标签和发货单即可。

(注意,在右下角会展示总团单数,每页展示的团单数可选,商家可根据自己需求进行选择)


注意,这里打印小标签时,点击设置,可以选择按商品份数打印,还是按订单数打印,如果存在一个订单多份商品,需要分包裹的,建议按商品份数打印,这样才能确保每个包裹上都有对应的标签。


2、发货单与标签做好对应

打完发货单与标签之后,需要将标签与发货单对应起来,整体才是一个团的包裹信息

3、打印司机线路单

根据排线的表格,需要为每位司机打印一份线路单。这份线路单里包含了这个司机需要派送的所有团单信息,包括不限于团 ID、区、街道、小区、详细地址、商品、商品数量,便于司机了解自己这一次配送所需要覆盖的范围。

格式可以直接参考排线中的表格:


4、将打印好的信息按不同司机分装

可以按照一定的方式将打印出来的标签、发货单、线路单按不同司机分装好(比如信封或者袋子),这样方便司机来时可以进行快速的分拣装车。

五、拣货

商家需要根据排线后每个司机所需要配送的商品及份数进行拣货。

可以根据商品名称做排序,通过每单后的商品数量,了解该司机配送的团单中,每个商品所需的数量,然后进行分拣。

比如下图中 A 司机负责派送的团单总共涉及 2 种商品,套餐 A 所需 10 份,套餐 B 所需 4 份,则只要去仓库中分拣出对应份数的商品,然后单独放置一堆,并做好标记(比如简易指示牌),方便第二天该司机来接货时,快速找到自己要配送的货物。


六、派送

1、录入司机信息

在司机来接货之前,我们需要将司机的信息录入到团单工作台(可以排线确认完成后提前上传,中途更换司机可修改配送员手机号)。

按照排线步骤中获取到的团单 ID 与司机的对应关系,制作一张如下数据格式的 Excel 文件:


然后通过同城配送工作台进行导入,工作台地址为:https://mms.pinduoduo.com/orders/list/groupBuyingList

如下图所示,点击批量导入配送,将刚才整理好的 Excel 拖到导入区域,然后点击导入,即可对所有团单设置好司机信息。


2、接货装车

当司机前来仓库接货装车时,将打单时分装好的线路单、发货单、标签等给到司机,并按照昨晚拣货时的标记,找到司机需要配送的那堆货物,直接进行装车。

3、安装 App

司机需要通过拼多多商家版 App 进行团单的配送工作,在货品送达目标小区时,找到对应的团单,并确认收货。

商家需要引导司机去各大手机应用市场下载拼多多商家版 App,然后用自己的手机号码(就是排线表里的那个)进行登录,登录后就能看到分配给自己派送的团单。


4、张贴标签

司机装好货物,安装好 App 之后,开始进行送货。

当货物送达目的小区时,司机需要找到对应的团单标签,并在每个包裹上贴上标签,这一步务必要宣导司机完成,面单张贴不规范会被平台处罚。

注:这一步也可以在拣货时商家帮助提前贴好

5、拍摄货物照片

贴完标签,司机需要拍摄货物送达的照片,务必保证:

1)每单包裹分包贴单

2)清晰展示面单正面

3)货品足量码放整齐

示例图片如下:



6、确认送达

司机需要打开商家版 App,找到对应的团单,点击到团单详情,进行确认送达。

方法一:

如下图,司机点击“确认送达”按钮,并上传货品码放整齐、且都贴好面单的照片,即可完成送达。


方法二:

如果商家使用了官方打单工具打商品标签,则在标签纸上会有一个条码,司机用商家版 App 的扫一扫工功能扫描这个条码,该团单即可确认送达。

如下图所示,扫码“确认送达”后,还需要上传货品码放整齐、且都贴好面单的照片


注:

1)请务必宣导司机要在货物送达后进行确认送达操作,只要是在规定时间内确认送达,且位置信息准确,就可以算作按期履约,不会被逾期处罚。

2)务必让司机上传货物照片,平台会进行检查,发现不合规的照片,会对商品进行处罚

7、小区拒收

部分小区可能存在因各种原因(比如静默、阳性等)导致拒收物资的情况,如果遇到这种情况,商家可以宣导司机这么做:

1)通过确认送达页面上的联系人电话,联系消费者,让消费者与保安或者居委沟通,协助卸货;一般居民来沟通基本都能成功。

2)商家侧需要安排专人支持异常情况处理,如果司机协调遇到问题(比如不愿意,不太会沟通等),商家侧支持人员可以出面与消费者和保安或者居委进行沟通。

如果最终实在无法卸货,则可以让司机拍摄货车到达小区门口的照片,然后点击确认送达页上的“已到小区,小区拒收”,并上传照片。



照片内容要包含:

① 拒收的小区要上传运货车辆(货品必须在车上)与小区大门的照片、小区静默的告示(如有)

示例:


② 被设置路障无法到达小区门口的,需上传运货车辆(货品必须在车上)与路障的照片

示例:


七、定人定岗

履约流程中,节点众多,为了安排有序,建议商家提前定人定岗,分好职责,保证沟通协作顺畅。

可以参考如下职责分工表: 


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